PERLEMBAGAAN PIBG

PERLEMBAGAAN

PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU (PIBG)

SEKOLAH KEBANGSAAN PANGKALAN TLDM, 32100, LUMUT

KEMASKINI OKTOBER 2018

FUNGSI JAWATANKUASA PIBG

Fungsi Jawatankuasa PIBG ialah mengelola dan mengatur kegiatan Persatuan dan membuat keputusan atas perkara-perkara yang menyentuh perjalanan Persatuan, tanpa bercanggah dengan dasar umum yang ditetapkan oleh Mesyuarat Agung Tahunan, Perlembagaan ini dan Akta Pendidikan 1996 serta peraturan-peraturan yang dibuat di bawahnya.

PERKARA (A) NAMA DAN ALAMAT

1.           Persatuan ini adalah dikenali dengan nama Persatuan Ibu Bapa & Guru (PIBG) Sekolah Kebangsaan Pangkalan TLDM, Lumut

2.           Alamat yang didaftarkan bagi Persatuan ini ialah;

SK Pangkalan TLDM, 32100, Lumut, Perak Darul Ridzuan

PERKARA (B) TUJUAN-TUJUAN PERSATUAN

1.           Tujuan utama penubuhan persatuan

i.      Untuk mengadakan sesuatu forum dan perkhidmatan bagi kebajikan dan kemajuan murid-murid dalam meningkatkan imej sekolah;

ii.      Untuk membantu dan menambahkan usaha sekolah dalam memenuhi kehendak dan keperluan kebendaan murid-murid dalam kegiatan mereka;

iii.   Untuk membolehkan ibu bapa dan guru dalam sekolah bertukar-tukar fikiran dan maklumat mengenai pendidikan;

iv.      Untuk memberi peluang kepada ibu bapa dan guru dalam sekolah berunding antara satu sama lain berkenaan dengan cara memperbaiki taraf pendidikan anak-anak mereka pada amnya; dan

v.       Untuk membolehkan ibu bapa dan guru dalam sekolah untuk berusaha menambahkan kewangan sekolah dan meningkatkan kemudahan fizikal bagi bertujuan meningkatkan kemudahan pengajaran dan pembelajaran.

2.          Persatuan boleh, dengan kebenaran Guru Besar menganjurkan kegiatan kurikulum dan kokurikulum di dalam atau di luar sekolah, dengan menggunakan tenaga mahir atau pakar daripada kalangan anggota atau bukan anggota Persatuan bagi tujuan meningkatkan pencapaian akademik atau perkembangan murid secara menyeluruh.

3.        Persatuan dibenar mengutip apa-apa sumbangan yang diputuskan dalam mesyuarat agung tahunan daripada anggota dan keputusan itu hendaklah dimaklumkan kepada Pendaftar.

4.           Persatuan tidak boleh memperluaskan bidang kuasa Persatuan kepada perkara-perkara yang berkaitan dengan pentadbiran sekolah, pekerjaan dan syarat-syarat perkhidmatan guru dan kakitangan yang lain dalam sekolah.

5.        Persatuan tidak boleh menjadi jentera bagi menyelesaikan pertikaian atau perkara-perkara lain yang berkaitan antara Persatuan dengan Guru Besar atau kakitangan sekolah yang mana Persatuan ditubuhkan atau Pejabat Pendidikan Daerah atau Pejabat Pendidikan Bahagian atau Jabatan Pendidikan Negeri atau Kementerian Pendidikan atau Kerajaan Negeri atau Persekutuan.

PERKARA (C) TEMPAT DIADAKAN MESYUARAT

Alamat : Sekolah Kebangsaan Pangkalan TLDM, Lumut atau mana-mana tempat yang sesuai dengan persekitaran dan  telah diluluskan dalam mesyuarat jawatankuasa.

PERKARA (D) KEANGOTAAN

1.           Keanggotaan - Ahli

i.    Semua guru dan ibu bapa yang mempunyai anak yang belajar di Sekolah Kebangsaan Pangkalan TLDM, Lumut.

ii.   Walaubagaimana pun jika ada mana-mana individu yang sudah tiada anak dan ingin menyertai keahlian boleh membuat permohonan. AJK boleh meluluskan keahlian jika ianya boleh membantu tujuan persatuan.

2.           Penasihat Persatuan

Guru Besar sekolah adalah anggota ex-officio Persatuan dan bertindak sebagai penasihat kepada Jawatankuasa PIBG dan Persatuan. Manakala Penolong Kanan Hal Ehwal Murid (HEM) merupakan pemangku penasihat jika Guru Besar tiada.
Antara tanggungjawab dan fungsi Penasihat adalah seperti berikut;

i.     menghadiri mesyuarat Jawatankuasa PIBG, Mesyuarat Agung Tahunan dan Mesyuarat Agung Tergempar, tetapi tidak boleh mengundi;

ii.     mewakili pihak Jabatan Pendidikan Negeri dan Kementerian Pendidikan Malaysia bagi mengawal dan menasihati Persatuan supaya segala aktiviti, kegiatan dan keputusan yang dibuat dalam mesyuarat-mesyuarat Persatuan tidak bercanggah dengan kepentingan perkhidmatan, dasar-dasar negara dan dasar-dasar mengenai pelajaran dan pendidikan serta hal-hal berkaitan dengan pentadbiran sekolah;

iii.  berhak untuk menghenti dan menangguhkan mesyuarat Persatuan jika difikirkan wajar untuk kepentingan anggota Persatuan;

iv.   meluluskan semua agenda mesyuarat dan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa PIBG dan Persatuan;

v.   memberi penjelasan kepada sesuatu isu mengenai pengurusan dan perjalanan Sekolah dan akademik serta isu-isu yang berkaitan dengannya dalam mesyuarat persatuan;

vi.      memastikan kegiatan persatuan selaras dengan tujuan dan fungsi Persatuan;

vii. memastikan sumbangan Persatuan yang diputuskan dalam Mesyuarat Agung Tahunan tidak membebankan dan tidak mengandungi sebarang unsur paksaan; dan

viii.  menentukan tetamu kehormat dan para jemputan yang menghadiri majlis anjuran Persatuan dilayan mengikut peraturan dan protokol yang ditetapkan oleh Kementerian.

3.           Ahli Jawatankuasa

i.        Mana-mana orang yang telah dicalonkan dan dipilih oleh anggota Persatuan Ibu Bapa - Guru dalam mesyuarat agung tahunan.

1. Yang DiPertua
2. Naib Yang DiPertua
3. Setiausaha Kehormat
4. Naib Setiausaha
5. Bendahari Kehormat
6. Sembilan orang ahli jawatankuasa sebaik-baiknya (Jumlah semua - 14 orang)
   (Sebaik-baiknya bilangan jawatankuasa hendaklah seimbang di kalangan ibu bapa dan bilangan guru. Bilangan AJK hendaklah mengandungi tidak kurang daripada 10 dan tidak lebih daripada 20 anggota)

ii.    Yang Dipertua diberi kuasa untuk menggantikan anggota jawatankuasa PIBG yang sebelum mesyuarat agung tahunan yang akan datang telah meninggal dunia, meletakkan jawatan atau anaknya tiada di sekolah ini lagi.

4.            Tugas Jawatankuasa

i.     Tugas jawatankuasa ialah mengelola dan mengaturkan kegiatan-kegiatan persatuan dan membuat keputusan atas perkara-perkara yang menyentuh perjalanan Persatuan dengan tidak terkeluar dari dasar umum yang ditetapkan oleh mesyuarat agung.

ii.     Jawatankuasa hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga bulan dan 7 hari notis hendaklah diberikan kepada ahli-ahlinya.

iii.       Yang DiPertua atau tidak kurang daripada tiga orang ahli jawatankuasa boleh menetapkan tarikh mesyuarat jawatankuasa.

5.           Tugas Pegawai - Pegawai

i.    Yang DiPertua hendaklah menjadi pengerusi semua mesyuarat agung dan semua mesyuarat jawatankuasa dan bertanggungjawab atas kesempurnaan perjalanan semua mesyuarat. Beliau mempunyai undi pemutus dan hendaklah beliau menandatangani minit-minit mesyuarat apabila telah diluluskan. Dalam masa ketiadaannya Naib Yang DiPertua hendaklah memangku jawatannya.

ii.   Setiausaha Kehormat hendaklah menjalankan urusan Persatuan menurut Perlembagaan dan melaksanakan arahan-arahan mesyuarat agung dan mesyuarat jawatankuasa. Beliau hendaklah menyimpan minit-minit mesyuarat, menguruskan hal-hal surat menyurat dan menyimpan semua buku-buku, surat-surat dan rekod dengan sempurna. Beliau juga hendaklah menyediakan laporan dan minit-minit mesyuarat untuk dibentangkan dalam mesyuarat agung tahunan.

iii.      Bendahari Kehormat adalah bertanggungjawab mengendalikan hal-hal kewangan Persatuan. Beliau hendaklah menyedia dan menyimpan kira-kira dengan sempurna. Beliau hendaklah menyediakan penyata bagi tiap-tiap tahun kewangan sebelum 1hb Februari dan diserahkan untuk diaudit.  juga bertanggungjawab menyediakan penyata kewangan terkini.

PERKARA (E) PENDAPATAN DAN AUDIT

1.           Sumbangan daripada ahli adalah sebanyak RM 25.00 untuk satu keluarga dan boleh berubah mengikut persetujuan dalam mesyuarat agung tahun semasa.

2.         Sumbangan hendaklah diberikan bagi tahun semasa kepada bendahari kehormat selewat-lewatnya tamat penggal pertama persekolahan (Jun). Surat peringatan akan diberikan kepada ahli yang tidak memberikan sumbangan.

3.         Sumbangan hendaklah dijelaskan oleh semua ahli (keluarga) meskipun telah mendaftar lewat ke sekolah sehingga bulan November bagi tahun semasa.

4.        Sebarang pengecualian bayaran sumbangan oleh ahli hendaklah diputuskan dalam mesyuarat AJK PIBG yang terdekat.

5.         Persatuan hendaklah menyimpan atau mengarahkan supaya disimpan sumbangan ke dalam akaun bank berkenaan dan merekod segala pergerakan kewangan.

6.           Persatuan hendaklah juga menyediakan penyata kira-kira bagi tiap-tiap tahun kewangan.

7.           Akaun Persatuan hendaklah diaudit pada tiap-tiap tahun oleh orang yang bukan jawatankuasa dan mereka hendaklah dicalonkan dan dipilih oleh anggota Persatuan dalam mesyuarat agung tahunan.

PERKARA (F) KUASA - KUASA MEMBELANJAKAN WANG PERSATUAN

1.           Kuasa untuk membelanjakan wang Persatuan ialah kepada AJK Persatuan dengan syarat ianya digunakan untuk perkara-perkara yang berfaedah bagi tujuan sekolah dan persatuan.

2.           Bendahari Kehormat dibolehkan menyimpan wang tunai tidak lebih daripada RM 500.00 (Ringgit Malaysia Lima Ratus Sahaja) pada suatu masa dan memasukkan semua wang yang lain ke dalam bank yang diluluskan oleh jawatankuasa. Akaun itu hendaklah di atas nama PIBG SK Pangkalan TLDM.

3.           Segala kenyataan pengeluaran wang dan akaun Persatuan hendaklah ditandatangani oleh mana-mana dua daripada yang berikut, Setiausaha Kehormat, Bendahari Kehormat atau Naib Setiausaha. Sekiranya pengesahan wang itu tidak melebihi RM 2,000.00 (Ringgit Malaysia Dua Ribu Sahaja) maka hendaklah ditandatangani oleh dua daripada tiga penama di atas sahaja.

4.           Tahun kewangan Persatuan ialah pada 1hb Januari hingga 31hb Disember.

5.           Garis panduan perbelanjaan PIBG SK Pangkalan TLDM, Lumut

i.         Segala perbelanjaan PIBG hanya boleh dibuat setelah diluluskan dalam mesyuarat AJK PIBG. Satu salinan kertas kerja permohonan disimpan oleh Bendahari Kehormat bagi tujuan rekod. Harus dikemukakan dalam mesyuarat untuk diluluskan.

ii.        Resit-resit bil bayaran bagi peruntukan yang dikeluarkan oleh PIBG perlu diberi kepada Bendahari Kehormat untuk direkod/di audit.

iii.       Perbelanjaan / pembelian barang-barang yang melebihi RM 1,000.00 perlu mendapat sekurang-kurangnya 3 sebut harga sebelum pesanan dibuat. Keputusan menerima sebut harga dibuat oleh sekurang-kurangnya lima Ahli Jawatankuasa PIBG.

iv.      Pihak penerima perlu menerima menandatangani baucer bayaran sebagai tanda penerimaan peruntukan yang diberi oleh PIBG.

v.        Pengeluaran wang perlu dimaklumkan 3 hari lebih awal supaya wang dapat disediakan dengan persetujuan Yang DiPertua PIBG, Bendahari Kehormat dan Setiausaha Kehormat.

vi.      Buku Akaun / Cek akan disimpan oleh Bendahari Kehormat.

vii.     Bendahari Kehormat akan keluarkan resit atas segala kutipan / sumbangan yang diterima.

viii.    Setiap bulan juruaudit dalaman (juruaudit guru) perlu mengaudit dan mengesahkan penyata bulanan.

PERKARA (G) PENYIMPANAN AKAUN-AKAUN PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN

1.           Penyata kira-kira yang telah di audit itu hendaklah dikemukakan untuk kelulusan mesyuarat agung tahunan yang berikutnya: AFFIN BANK atas nama: PIBG SK PANGKALAN TLDM

2.           Satu Penyata kira-kira yang telah di audit dan diluluskan oleh mesyuarat agung tahunan hendaklah dihantar kepada Pendaftar sekolah.

PERKARA (H) KORAM

1.           Koram bagi Mesyuarat Agung hendaklah tidak kurang daripada 54 orang ahli. (Bilangan mesti tidak kurang daripada tiga kali jumlah bilangan ahli-ahli jawatankuasa)

2.           Koram bagi mesyuarat ahli jawatankuasa hendaklah sebanyak 2/3 bilangan ahli jawatankuasa.

PERKARA (I) MESYUARAT AGUNG TAHUNAN DAN MESYUARAT AGUNG TERGEMPAR

1.           Kuasa Persatuan adalah terserah kepada mesyuarat agung.

2.           Mesyuarat agung tahunan hendaklah diadakan selewat-lewatnya 31hb Mac setiap tahun

3.           Mesyuarat Agung Tergempar

a.        Apabila difikirkan perlu oleh jawatankuasa.

b.        Atas permintaan bertulis oleh sekurang-kurangnya tiga kali jumlah bilangan ahli jawatankuasa Persatuan dan mesyuarat itu hendaklah diadakan dalam tempoh dua puluh satu hari daripada tarikh penerimaan permintaan tersebut.

4.           Sekurang-kurangnya 14 hari notis hendaklah diberi secara bertulis untuk mengadakan mesyuarat agung tahunan dan sekurang-kurangnya 7 hari notis bagi mesyuarat agung tergempar.

5.           Urusan mesyuarat agung tahunan ialah menerima laporan jawatankuasa dan penyata kira-kira yang telah di audit bagi tahun yang lalu, memilih pemegang-pemegang jawatan dan menimbang lain-lain perkara yang menyentuh kemajuan dan kebajikan Persatuan.

6.           Urusan mesyuarat agung tergempar hendaklah dihadkan hanya kepada maksud-maksud mesyuarat itu diadakan.

7.           Setiap anggota Jawatankuasa PIBG yang tidak hadir mesyuarat sebanyak 2 kali tanpa sebab hendaklah digugurkan keanggotaan dalam jawatankuasa PIBG secara automatik dan Yang Di-Pertua hendaklah mengemukakan notis bertulis kepada anggota berkenaan sebaik sahaja keputusan itu dibuat.

8.           Agenda Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut;
ucapan Pengerusi;

i.              Membentang dan menerima Minit Mesyuarat Agung Tahunan yang lalu;

ii.             Membentang dan menerima Laporan Program Tahunan;

iii.       Membentang, menerima dan meluluskan Penyata Kewangan berakhir 31 Disember tahun sebelumnya;

iv.      Membahaskan usul, jika ada;

v.        Pemilihan Jawatankuasa PIBG bagi tahun berkenaan;

vi.      Pemilihan Juru Audit Dalaman;

vii.     Ucapan penangguhan; dan

viii.    Lain-lain hal.

9.           Laporan Mesyuarat

Laporan Mesyuarat Agung Tahunan bersama-sama Penyata Kira-kira Kewangan Persatuan hendaklah dihantar kepada Pendaftar dan Pegawai Pejabat Pendidikan Daerah atau Pegawai Pejabat Pendidikan Bahagian, mengikut mana yang berkenaan, dalam tempoh 30 hari selepas tarikh Mesyuarat.

PERKARA (J) PINDAAN PERLEMBAGAAN PERSATUAN

Perlembagaan Persatuan ini tidak boleh diubah atau dipinda kecuali dengan keputusan mesyuarat agung tahunan. Pindaan-pindaan kepada perlembagaan hanya berkuat kuasa mulai daripada tarikh pindaan-pindaan itu dibenarkan oleh Pendaftar Sekolah.

PERKARA (K) LARANGAN

Persatuan tidak boleh bergabung dengan mana-mana parti politik atau kesatuan sekerja atau lain-lain pertubuhan atau persatuan yang didafgarkan atau diperbadankan di bawah mana-mana undang-undang yang bertulis yang bekuat kuasa berhubung dengannya.

PERKARA (L) TAFSIRAN

Sekiranya timbul sesuatu yang tidak jelas mengenai gafsiran dalam perlembagaan ini, perkara itu hendaklah dirujukkan kepada Pendaftar. Keputusan Pendaftar mengenai perkara tersebut adalah muktamad.

PERKARA (M) PEMBUBARAN

Persatuan ini tidak boleh dibubarkan melainkan dengan kelulusan bertulis daripada Pendaftar. Segala harta alih atau harta tak alih tidak boleh diluluskan melainkan dengan kelulusan Pendaftar.

Perlembagaan ini telah dikemaskini dalam mesyuarat AJK PIBG Bil 4 / 2018 pada 17 Oktober 2018.

A